【安全保障・日米グループ／事務職（セミナー・講演会運営及び出張手配）／フレックスタイム制度／アジア地域で最大規模の国際財団

今回募集しておりますのは、安全保障・日米グループでのフェローシップ受入事業を担当する事務職員です。 【ポジション】 事務職員 当ポジションの仕事内容（担当事業に関わる以下の業務） ・稟議作成 ・経理支出処理 ・会議運営ロジ手配全般 ・イベント運営ロジ手配全般 ・出張手配、招へい関連旅行手配（ロジ含む） グループ長、研究員、他の事務職とコミュニケーションを取りながら、事業活動の事務手続きの補佐をおこなっていただきます。 1. 研究会（対面／ウェビナー）など、小規模且つオンサイトで行われる会議の準備・運営（ロジ）業務（※部屋の予約、来館登録、資料印刷等）。 2. 財団独自の管理システムの習得およびシステムを利用しての、会議開催関連、関係機関・個人への業務委託、協力依頼などの稟議（定型）の作成、期中、事後の支払い。 3. グループ・主任研究員事業において実施する中規模・大規模のセミナーやラウンドテーブル、公開講演会開催時の準備、ロジ全般。 ① 実施準備、当日運営（ロジ） ・会場、会食手配／業者手配・契約（コーヒー・弁当等、同時通訳、会議補助、映像、ビル管理会社、旅行業者、タクシーなど）／ウェブサイトへのイベント情報掲載・メール配信、メルマガ配信関係業務（資料作成、広報との調整）／会場準備（座席・舞台・配布資料など）／その他必要機器の予約と借り受けなど ② その他、当日の受付業務、会場内業務、調整連絡等。 ③ 事業関係者との連絡・調整（メール・電話）［日本語、英語］ ・講師への依頼状送付・承諾書受領、送金関連書類のやり取り／打合せ日程調整など 4. 職員および外部関係者の国内外出張手配。 ・フライト・リサーチ＆予約／航空券見積依頼（旅行業者）／国内外のホテル・リサーチおよび宿泊の予約／旅行保険の付保／査証申請の準備／海外携帯電話の予約と借受け／出張依頼状の作成・送付など 5. 財団の内部システムを使った業務。 ① 内部の定型稟議書の作成、経費精算（当財団独自の業務管理システムを使用） ② 対外文書の作成［日本語、英語］ ・出張、会議、講演出席依頼状、お礼状など　※ひな型あり ③ 部署内の電話・来客応対 6. その他付随する庶務業務（グループ全体の来客対応、来館者登録、部屋の確保、資料のコピー、ファイリング／郵便の受け取り・仕分け、差出し／内部MTG資料の更新・印刷・配布等）

【必須スキル・経験】 以下の中から二つ以上の実務経験（いずれも３年以上）があることが必須です。 (1) 非営利団体、シンクタンク、財団などの事業運営補助経験、もしくは総合事務業務経験（稟議/決裁文書区制、経理/支出管理含む） (2) 政府諸機関（各省庁など）、政府系団体などでの内部システムを利用した事務業務従事経験（稟議/決裁文書起案、経理/支出管理含む） (3) 国際機関事務所、主要国大使館などにおける、事業運営補助経験、もしくは総合事務業務経験 (4) 上記（1）～（3）の団体におけるイベント運営・ロジ全般の経験 (5) 上記（１）～（3）の団体における出張手配（航空券、ホテル、現地移動、食事、アポ：インバウンド、アウトバウンド両方） ・学士号またはそれと同等以上とみなされる知見又は実務経験 【必要言語・レベル】 日本語：ネイティブレベル